การจัดข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ 

      การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ หมายถึง การนำข้อมูลที่เก็บไว้อย่างมีระบบ มาทำการวิเคราะห์ สรุปด้วยวิธีการต่างๆ ให้อยู่ในรูปแบบที่มีความสัมพันธ์กัน มีความหมายและมีวัตถุประสงค์ในการใช้งานอย่างใดอย่างหนึ่ง

ขั้นตอนการจัดการสารสนเทศ

1.การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล ควรประกอบด้วย 

1.    การเก็บรวบรวมข้อมูล เป็นเรื่องของการเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก และต้องเก็บให้ได้อย่างทันเวลา ปัจจุบันมีเทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บอยู่เป็นจำนวนมาก เช่น การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ การอ่านข้อมูลจากบาร์โค้ด 

 2.    การตรวจสอบข้อมูล มีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้ หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข

2. การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็น

สารสนเทศ อาจประกอบด้วยกิจกรรมดังต่อไปนี้ 

1.    การจัดแบ่งกลุ่มข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน การแบ่งแยกกลุ่มมีวิธีการที่ชัดเจน เพื่อความสะดวกในการค้นหา 

2. การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้ว ควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับ ตัวเลข หรือตัวอักษร หรือเพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา

3. การสรุปผล บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีจำนวนมาก จำเป็นต้องมีการสรุปผลหรือสร้างรายงานย่อ เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ ข้อมูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า

4. การคำนวณ ข้อมูลที่เก็บมีเป็นจำนวนมาก ข้อมูลบางส่วน ข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้ ดังนั้นการสร้างสารสนเทศจากข้อมูลจึงอาศัยการคำนวณข้อมูลที่เก็บไว้ 

3. การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน

ประกอบด้วย  

การเก็บรักษาข้อมูล การเก็บรักษาข้อมูลหมายถึงการนำข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกต่างๆ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล นอกจากนี้ยังรวมถึงการดูแล และทำสำเนาข้อมูลเพื่อให้ใช้งานต่อไปในอนาคตได้  

การค้นหาข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีจุดประสงค์ที่จะเรียกใช้งานได้ต่อไป การค้นหาข้อมูลจะต้องค้นได้ถูกต้องแม่นยำ รวดเร็ว จึงมีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามามีส่วนช่วยในการทำงาน ทำให้การเรียกค้นกระทำได้ทันเวลา  

การทำสำเนาข้อมูล การทำสำเนาเพื่อที่จะนำข้อมูลเก็บรักษาไว้ หรือนำไปแจกจ่ายในภายหลัง จึงควรจัดเก็บข้อมูลให้ง่ายต่อการทำสำเนา หรือนำไปใช้อีกครั้งได้โดยง่าย  

การสื่อสาร ข้อมูลต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา  

• การวิเคราะห์ความต้องการ

ประกอบด้วย 

1. ข้อมูลอะไรบ้างที่มีใช้อยู่ในขณะนี้ เช่น แบบฟอร์ม รายงานฯลฯ ดูโครงสร้างเอกสาร ตลอดจนการไหลเวียนของเอกสาร  

2. ข้อมูลอะไรที่จะจัดทำขึ้นได้ในขณะนี้ ซึ่งได้แก่ข้อมูลที่มีอยู่แล้ว หรือสามารถจัดเก็บได้  

3. ข้อมูลอะไรที่ควรจะมีใช้เพิ่ม เพื่อให้ได้ระบบ และเป็นคำตอบที่จะตอบสนองผู้ใช้ในระดับต่างๆได้  

4. ข้อมูลอะไรที่หน่วยงานขององค์การต้องการ โดยดูจากคำถามที่หน่วยงานต่างๆได้  

5. ข้อมูลมีความถี่ของการใช้และมีปริมาณเท่าไร ควรมีการตรวจสอบ  

6. รูปแบบของการประมวลผล ควรมีการประมวลผลอะไร ให้ได้ผลลัพธ์อย่างไร  

7.    ใครรับผิดชอบข้อมูล ข้อมูลบางตัวจำเป็นต้องมีผู้ดูแล  

โปรแกรมคอมพิวเตอร์ในการประมวลผลข้อมูล

      ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์เป็นองค์ประกอบที่สำคัญประการที่สอง ซึ่งก็คือลำดับขั้นตอนของคำสั่งที่จะสั่งงาน เพื่อประมวลผลข้อมูลให้ได้ผลลัพธ์ตามต้องการของการใช้งาน ในปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติงาน ซอฟต์แวร์ควบคุมการทำงาน ซอฟต์แวร์สำเร็จ และซอฟต์แวร์ประยุกต์สำหรับงานต่างๆ ปัจจุบันซอฟต์แวร์มีลักษณะการใช้งานที่ง่ายขึ้น โดยมีรูปแบบการติดต่อที่สื่อความหมายให้เข้าใจง่าย เช่นมีส่วนต่อประสานกราฟิกกับผู้ใช้เรียกว่ากุย (Graphical User Interface : GUI)

      ซอฟต์แวร์ทำงานทั่วไป เป็นซอฟต์แวร์ที่ไม่ได้มุ่งเน้นเฉพาะสำหรับงานใดงานหนึ่ง ผู้ใช้งานจะต้องเป็นผู้นำไปประยุกต์กับงานของตน ผู้ใช้อาจต้องมีการสร้างหรือพัฒนาชิ้นงานภายในซอฟต์แวร์ต่อไปอีก ราคาของซอฟต์แวร์ใช้งานทั่วไปนี้จะไม่สูงมากเกินไป

      ซอฟต์แวร์ใช้งานทั่วไป นิยมเรียกว่า ซอฟต์แวร์สำเร็จ แบ่งออกเป็นหลายกลุ่มตามลักษณะการใช้งานคือ

• ด้านการประมวลคำ
• ด้านการวิเคราะห์ข้อมูลหรือตารางทำงาน
• การเลือกค้นข้อมูลเป็นระบบฐานข้อมูล
• ด้านการติดต่อสื่อสารทางไกล
• ด้านกราฟิก และนำเสนอข้อมูล
• ด้านการจำลอง เกม และการตัดสินใจ
• 

การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

0

     การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่จะเป็นประโยชน์ต่อการใช้งาน  จำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการดำเนินการเริ่มตั้งแต่การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล  การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศและการดูแลรักษา สารสนเทศเพื่อการใช้งาน

1.  การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล  ควรประกอบด้วย

1.1  การเก็บรวบรวมข้อมูล  เป็นเรื่องของการเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก  และต้องเก็บให้ได้อย่างทันเวลา  เช่น  ข้อมูลการลงทะเบียนเรียนของนักเรียน  ข้อมูลประวัติบุคลากร  ปัจจุบันมีเทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บอยู่เป็นจำนวนมาก เช่น การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์  การอ่านข้อมูลจากรหัสแท่ง  การตรวจใบลงทะเบียนที่มีการฝนดินสอดำในตำแหน่งต่าง ๆ  เป็นวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลเช่นกัน

1.2  การตรวจสอบข้อมูล  เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล  เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง  ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้  หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข  การตรวจสอบข้อมูลมีหลายวิธี  เช่น  การใช้ผู้ป้อนข้อมูลสองคนป้อนข้อมูลชุดเดียวกันเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์แล้วเปรียบเทียบกัน

2. การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ  อาจประกอบด้วยกิจกรรมดังต่อไปนี้

2.1  การจัดแบ่งข้อมูล  ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม  เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน  การแบ่งแยกกลุ่มมีวิธีการ ที่ชัดเจน  เช่น ข้อมูลในโรงเรียนมีการแบ่งเป็นแฟ้มประวัตินักเรียน  และแฟ้มลงทะเบียน สมุดโทรศัพท์หน้าเหลืองมีกรแบ่ง หมวดหมู่สินค้า  และบริการ  เพื่อความสะดวกในการค้นหา

2.2  การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้ว  ควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับ  ตัวเลข  หรือตัวอักษร  หรือเพื่อให้เรียก ใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา  ตัวอย่างการจัดเรียงข้อมูล  เช่นการจัดเรียงบัตรข้อมูลผู้แต่งหนังสือในตู้บัตรรายการของห้องสมุด ตามลำดับตัวอักษร  การจัดเรียงชื่อคนในสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์  ทำให้ค้นหาได้ง่าย

2.3 การสรุปผล  บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีเป็นจำนวนมาก  จำเป็นต้องมีการสรุปผลหรือสร้างรายงานย่อ  เพื่อนำไปใช้ประโยชน์  ข้อมูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า  เช่นสถิติจำนวนนักเรียนแยกตามชั้นเรียนแต่ละชั้น

2.4 การคำนวณ  ข้อมูลที่เก็บมีเป็นจำนวนมากข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้ ดังนั้นการสร้างสารสนเทศจากข้อมูลจึงอาศัยการคำนวณข้อมูลที่เก็บไว้ด้วย

3. การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน  ประกอบด้วย

3.1  การเก็บรักษาข้อมูล  การเก็บรักษาข้อมูลหมายถึงการนำข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกต่างๆ  เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล
นอกจากนี้ยังรวมถึงการดูแล และทำสำเนาข้อมูล  เพื่อให้ใช้งานต่อไปในอนาคตได้

3.2 การค้นหาข้อมูล  ข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีจุดประสงค์ที่จะเรียกใช้งานได้ต่อไปการค้นหาข้อมูลจะต้องค้นได้ถูกต้องแม่นยำ
รวดเร็ว  จึงมีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามามีส่วนช่วยในการทำงาน  ทำให้การเรียกค้นกระทำได้ทันเวลา

3.3 การทำสำเนาข้อมูล  การทำสำเนาเพื่อที่จะนำข้อมูลเก็บรักษาไว้  หรือนำไปแจกจ่ายในภายหลัง  จึงควรจัดเก็บข้อมูลให้
ง่ายต่อการทำสำเนา  หรือนำไปใช้อีกครั้งไดโดยง่าย

3.4 การสื่อสาร  ข้อมูลต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย  การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญและมี
บทบาทที่สำคัญยิ่งท่จะทำให้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา

ตัวอย่าง

การจัดการสารสนเทศ
การจัดการสารสนเทศมี  3  ขั้นตอน  คือ  การเก็บรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล  การประมวลผลข้อมูล
และการดูแลรักษาข้อมูล

การเก็บรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล
เป็นขั้นตอนแรกในการจัดการสารสนเทศ  ซึ่งควรกระทำควบคู่กันไป  คือ  เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลได้แล้ว
ก็ทำการตรวจสอบข้อมูลนั้นทันที  เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องตามความต้องการมากที่สุด
1. การเก็บรวบรวมข้อมูล  เป็นการจัดการกับข้อมูลจำนวนมาก  จึงควรกำหนดว่าจะต้องใช้ข้อมูลอะไร
บ้าง  ข้อมูลได้มาจากไหน  และจัดเก็บข้อมูลนั้นมาได้อย่างไร
2. การตรวจสอบข้อมูล  เป็นการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาเพื่อได้สารสนเทศ
ที่คุณภาพ

การประมวลผลข้อมูล
 การประมวลผลข้อมูล  คือ  การนำข้อมูลที่มีอยู่แล้วหรือข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวมและตรวจสอบมา
กระทำเพื่อให้ข้อมูลเปลี่ยนแปลงไปจนเกิดผลลัพธ์ตามที่ต้องการ  ดังนี้
1. การรวบรวมเป็นแฟ้มข้อมูล  เป็นการแยกประเภทของข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาอย่างเป็นระบบตามกลุ่ม
และประเภทของข้อมูลนั้น  เพื่อให้สามารถดำเนินการในขั้นตอนต่อไปได้อย่างสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น
ทั้งนี้อาจเก็บไว้ในรูปของแฟ้มเอกสารหรือแฟ้มข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ในคอมพิวเตอร์ก็ได้
2. การจัดเรียงข้อมูล  เป็นขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล  เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาหรืออ้างอิงข้อมูลในอนาคต
 3. การคำนวณ  เป็นการประมวลผลที่ต้องการผลลัพธ์หรือสารสนเทศที่มีความละเอียดถูกต้อง  แม่นยำ
เนื่องจากที่รวบรวมและจัดเก็บมานั้นอาจมีทั้งรูปแบบของข้อความและตัวเลข  ซึ่งต้องมีการคำนวณหาค่าเฉลี่ยหรือ
ผลรวมของข้อมูลนั้น ๆ
4. การทำรายงาน  เป็นการประมวลผลที่มีความสลับซับซ้อนมากที่สุด  โดยมีจุดประสงค์หลักเพื่อเผยแพร่ ข้อมูลในอนาคต  ผู้ดำเนินการจะต้องสรุปข้อมูลเพื่อทำรายงานให้ตรงกับความต้องการในการใช้สารสนเทศ นั้น ๆ
โดยจะต้องนำเสนอรายงานในรูปแบบที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของการจัดการสารสนเทศ

การดูแลรักษาข้อมูล
การดูแลรักษาข้อมูล  เป็นขั้นตอนการจัดการสารสนเทศมีจุดประสงค์หลักเพื่อป้องกันและเก็บรักษาข้อมูล ไม่ให้สูญหาย  ช่วยอำนวยความสะดวกในการค้นหาข้อมูลสำหรับนำกลับมาใช้ใหม่ในอนาคต
  1. การจัดเก็บ  คือการนำข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบและประมวลผลแล้วมาบันทึกเข้าสู่ระบบข้อมูล
อย่างมีระเบียบและเป็นหมวดหมู่  เพื่อความสะดวกในการเรียกใช้งาน  ทั้งนี้อาจจัดเก็บไว้ในรูปแบบของแฟ้มเอกสาร
สิ่งพิมพ์หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในคอมพิวเตอร์ก็ได้
        2. การทำสำเนา  คือ  การเพิ่มจำนวนข้อมูลด้านปริมาณ  โดยเนื้อหาของข้อมูลจะไม่เปลี่ยนแปลงไป
จากต้นฉบับหรือข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลแล้ว  สามารถกระทำได้โดยการคัดลอกทั้งจากมนุษย์หรือ
เครื่องจักรต่าง ๆ  ซึ่งเป็นเครื่องถ่ายเอกสารหรือเครื่องคอมพิวเตอร์ก็ได้
        3. การแจกจ่ายและการสื่อสารข้อมูล  คือ  การนำสำเนาที่ทำเพิ่มไว้แจกจ่ายให้แก่ผู้ใช้และผู้เกี่ยวข้อง
        4. การปรับปรุงข้อมูล  คือ  การแก้ไขปรับปรุงรายการข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน  อาจกระทำโดยการแก้ไขข้อมูลบางส่วนหรือบันทึกข้อมูลเพิ่มเติมลงในระบบข้อมูล

วิธีการประมวลผลข้อมูล
การประมวลผลข้อมูลสามารถทำได้  2  วิธี  คือ  การประมวลผลแบบกลุ่มและการประมวลผลแบบทันที  ดังนี้
       1. การประมวลผลแบบกลุ่ม  ข้อมูลของการประมวลผลแบบนี้จะถูกเก็บสะสมไว้ในช่วงเวลาที่กำหนด
เช่น 7  วัน  หรือ  1  เดือน  แล้วจึงนำข้อมูลที่สะสมไว้มาประมวลผลรวมกันครั้งเดียว  เช่น  การคำนวณค่าบริการ น้ำประปา  โดยข้อมูลปริมาณน้ำที่ใช้ทั้งหมดจะถูกเก็บบันทึกไว้ในรอบ  1  เดือน  แล้วจึงนำมาประมวลผลเป็น ค่าน้ำประปาในครั้งเดียว    การประมวลผลแบบนี้มักมีความผิดพลาดสูง  แต่เสียค่าใช้จ่ายในการประมวลผลน้อย
      2. การประมวลผลแบบทันที  เป็นการประมวลผลที่เกิดขึ้นพร้อมกับการรับข้อมูลหรือหลังจากได้รับข้อมูลทันที  เช่นการฝากและถอนเงินธนาคาร  เมื่อลูกค้าฝากเงิน  ข้อมูลนั้นจะถูกประมวลผลทันที  ทำให้ยอดฝากในบัญชีนั้นมีการเปลี่ยนแปลง  การประมวลผลแบบนี้จะมีความผิดพลาดน้อย  แต่เสียค่าใช้จ่ายในการประมวลผลมาก

ระดับของสารสนเทศ
ระดับขององค์กร
  1. สารสนเทศระดับบุคคล  คือ  สารสนเทศที่ส่งเสริมการทำงานให้แก่ผู้ใช้แต่ละคน  ทำให้ทำงานในหน้าที่ ที่รับผิดชอบมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น  ซึ่งสารสนเทศที่ใช้จะมีความแตกต่างกันไปตามลักษณะของการทำงาน และความรับผิดชอบของแต่ละบุคคล  เช่นพนักงานขายใช้สารสนเทศในการนำเสนอสินค้าให้ดูน่าสนใจ  และนักเรียนใช้สารสนเทศทำรายงานที่สะอาดและเรียบร้อย
    2. สารสนเทศระดับกลุ่ม  คือ  สารสนเทศที่ช่วยส่งเสริมการทำงานของกลุ่มบุคคลที่มีจุดมุ่งหมาย
ในการทำงานอย่างเดียวกัน  ซึ่งส่งเสริมการใช้ข้อมูลและอุปกรณ์เทคโนโลยีพื้นฐานร่วมกัน  สารสนเทศระดับกลุ่ม จึงมีการใช้ระบบเครือข่ายมาร่วมในการทำงาน  จึงทำให้สามารถใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์และข้อมูลที่เก็บไว้ใน ระบบฐานข้อมูลร่วมกัน  ด้วยการสร้างแฟ้มข้อมูลขึ้นที่เครื่องเซิร์ฟเวอร์  ซึ่งทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางในการเก็บ ข้อมูล  เช่น พนักงานขายสามารถใช้ข้อมูลสิ้นค้าแบบเดียวกันได้ทุกคน  และนักเรียนสามารถสั่งพิมพ์เอกสาร ด้วยเครื่องพิมพ์เดียวกันจากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ในห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์
3. สารสนเทศระดับองค์กร  คือ  สารสนเทศที่ส่งเสริมการทำงานในภาพรวมขององค์กร  ซึ่งจะเกี่ยวข้องสัมพันธ์กันในหลายฝ่าย  จึงมีการเชื่อมโยงสารสนเทศระดับกลุ่มหลาย ๆ กลุ่มเข้าด้วยกัน  ทำให้เกิดประโยชน์ในการบริหารงานในระดับผู้ปฏิบัติการและผู้บริหารระดับสูง  ซึ่งสามารถใช้ข้อมูลจากฝ่ายใดก็ได้  เพื่อประโยชน์ในการตัดสินใจ